Newsletter erstellen: Anleitung, Vorlagen und die häufigsten Fehler

Ein Newsletter ist die einzige Verbindung zu deinen Leuten, die dir wirklich gehört. Bei jedem sozialen Netzwerk entscheidet der Anbieter, wer deine Beiträge sieht. Deine Empfängerliste entscheidest du.

Hier liest du, wie du einen Newsletter erstellst, was rechtlich dazugehört, wie du Vorlagen sinnvoll einsetzt, warum Outlook dafür der falsche Weg ist und was du am Ende messen solltest.

Bevor du den ersten Newsletter erstellst

Drei Dinge müssen sitzen, bevor du irgendetwas verschickst. Sie sind schnell erledigt und ersparen dir später viel Ärger.

1. Die Anmeldung mit Bestätigung

Wer sich einträgt, bekommt zuerst eine Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dem Klick ist er in deiner Liste. Das nennt sich Double-Opt-in.

Der Grund ist nicht nur die Rechtslage, sondern auch die Praxis: Ohne Bestätigung sammelst du Tippfehler und fremde Adressen. Beides schadet deiner Zustellrate, und die brauchst du für alle anderen.

2. Der Abmeldelink in jeder Mail

In jede Aussendung, gut sichtbar, mit einem Klick wirksam. Wer sich nicht abmelden kann, meldet dich als Spam, und das kostet dich mehr als der eine Empfänger.

3. Impressum und Absender

Dein voller Name oder deine Firma, Anschrift und eine echte Kontaktmöglichkeit gehören in jede Mail. Verschick nie von einer Adresse, die keine Antwort annimmt.

Das ist der Praxisstand und keine Rechtsberatung. Wenn du in einem heiklen Bereich unterwegs bist, lass es einmal von jemandem prüfen, der dafür haftet.

Newsletter erstellen: Schritt für Schritt

1. Leg fest, was der Empfänger davon hat. Bevor du an Gestaltung denkst. Ein Newsletter, der nur erzählt, was bei dir los ist, wird nicht gelesen. Einer, der jedes Mal etwas Nützliches mitgibt, schon.
2. Entscheide den Rhythmus, den du halten kannst. Lieber einmal im Monat verlässlich als wöchentlich für drei Wochen. Der häufigste Grund für Abmeldungen ist nicht zu viel Inhalt, sondern unerwarteter Inhalt.
3. Schreib die Betreffzeile zuerst. Wenn dir dazu nichts einfällt, ist der Inhalt noch nicht klar genug. Konkret schlägt clever: „Drei Fehler bei der Preisliste" wird häufiger geöffnet als „Neuigkeiten aus dem Juli".
4. Ein Thema pro Aussendung. Und ein einziger Handlungsaufruf. Drei Angebote nebeneinander führen dazu, dass keines wahrgenommen wird.
5. Schreib an eine Person, nicht an eine Liste. „Du" statt „unsere Leserinnen und Leser". Es liest ohnehin jeder allein.
6. Test an dich selbst, danach am Telefon lesen. Über die Hälfte liest am Handy. Was am großen Bildschirm luftig wirkt, ist dort oft eine endlose Rutschbahn.

Newsletter-Design und Vorlagen

Beim Newsletter-Design machen die meisten es zu aufwendig. Du musst nichts designen, was es schon gibt, und je schlichter die Gestaltung, desto verlässlicher kommt sie überall an. Ein paar Punkte, die sich bewährt haben:

Eine Spalte, kein Zeitungslayout. Mehrspaltige Vorlagen brechen am Telefon auseinander oder werden unlesbar klein.

Text schlägt Bild. Viele Programme laden Bilder erst nach einem Klick. Wenn deine Botschaft in der Grafik steckt, sieht ein Teil deiner Empfänger eine leere Fläche. Bilder ergänzen, sie tragen nicht.

Der Knopf gehört nach oben. Zumindest einmal im sichtbaren Bereich, bevor gescrollt werden muss.

Nimm eine Vorlage und ändere sie einmal. Genau einmal, mit deinen Farben, deinem Logo und deiner Schrift. Danach nutzt du dieselbe Vorlage immer wieder. Wiedererkennung ist mehr wert als Abwechslung, und du sparst dir jedes Mal die Gestaltungsfrage.

Newsletter-Vorlagen aus Word taugen nicht. Was dort gut aussieht, überlebt den Weg ins Mail-Programm selten. Nimm eine Vorlage aus dem Werkzeug, mit dem du auch verschickst.

Warum du keinen Newsletter über Outlook erstellen solltest

Viele fangen so an, weil es naheliegt. Ab etwa dreißig Empfängern wird es aber zum Problem, und zwar aus vier Gründen.

• Zustellbarkeit. Ein normales Postfach ist nicht dafür gebaut, hundert gleiche Mails auf einmal zu verschicken. Ein Teil landet im Spam, und du erfährst nie, welcher.
• Kein Abmeldelink. Du müsstest ihn selbst einbauen und jede Abmeldung von Hand austragen. Das wird vergessen, und genau daraus entstehen Beschwerden.
• Adressen im Verteiler sichtbar. Der Klassiker: Alle Empfänger stehen im Kopierfeld statt im Blindkopierfeld. Damit hast du die Adressen deiner Kunden an alle anderen weitergegeben.
• Du siehst nichts. Keine Öffnungen, keine Klicks, kein Anhaltspunkt, was funktioniert hat.

Für die ersten zwanzig Leute ist Outlook in Ordnung. Danach kostet es dich mehr, als ein Werkzeug im Monat kostet. Sobald du Newsletter regelmäßig versenden willst, brauchst du etwas, das für genau diesen Zweck gebaut ist.

Was du messen solltest

Zwei Zahlen reichen am Anfang.

Die Öffnungsrate sagt dir, ob Betreff und Absender ziehen. Vergleich sie nicht mit fremden Werten aus dem Netz, die schwanken je nach Branche stark und werden seit den Schutzfunktionen mancher Mail-Programme ohnehin ungenau gemessen. Vergleich sie mit deiner eigenen Zahl vom letzten Mal.

Die Klickrate sagt dir, ob der Inhalt gehalten hat, was der Betreff versprochen hat. Sie ist die ehrlichere der beiden Zahlen.

Was du dir sparen kannst: Abmeldungen zu zählen und dich darüber zu ärgern. Wer geht, wollte nicht bleiben. Eine bereinigte Liste ist besser für deine Zustellrate als eine große Karteileiche.

Womit du deinen Newsletter verschickst

Wichtiger als der Funktionsumfang ist, wo deine Kontakte liegen. Wenn Anmeldeformular, Kontaktliste und Versand in verschiedenen Werkzeugen wohnen, verbringst du einen Teil deiner Zeit damit, Listen abzugleichen, und irgendwann bekommt jemand zweimal dieselbe Mail.

Bei BusinessBoost One hängt das zusammen: Das Anmeldeformular schreibt direkt in deine Kontakte, die Bestätigungsmail läuft automatisch, und der Versand greift auf dieselbe Liste zu. E-Mail-Marketing ist in beiden Plänen enthalten, das Kontingent liegt bei 5.000 Mails im Monat im Business-Plan und 25.000 im Boost-Plan. Wenn du eine große Liste hast und häufig verschickst, rechnen wir das vorher gemeinsam durch.

Details stehen unter Funktionen und Preise, testen kannst du beides 30 Tage kostenlos.

Die Seite, auf der Leute sich eintragen, entscheidet übrigens mehr über deine Listengröße als der Newsletter selbst. Wie so eine Seite aufgebaut ist, steht in unserer Anleitung zum Landingpage erstellen. Und ob dein jetziges Werkzeug reicht, prüfst du in zehn Minuten mit dem Raster mit 25 Fragen.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich einen Newsletter verschicken?

So oft, wie du etwas Nützliches zu sagen hast, und in einem Rhythmus, den du durchhältst. Einmal im Monat verlässlich schlägt wöchentlich mit Aussetzern. Sag den Rhythmus bei der Anmeldung dazu, dann weiß der Empfänger, worauf er sich einlässt.

Wie viele Empfänger brauche ich, damit es sich lohnt?

Weniger als du denkst. Bei zweihundert Menschen, die dich wirklich kennen, ist eine einzige Aussendung oft wertvoller als monatelanges Posten in sozialen Netzwerken. Entscheidend ist, wie nah dir die Liste steht, nicht wie lang sie ist.

Kann ich einen Newsletter kostenlos erstellen?

Für den Einstieg ja, die meisten Anbieter haben kostenlose Stufen mit Begrenzungen bei Empfängerzahl oder Versandmenge. Rechne aber gleich mit, was passiert, wenn deine Liste wächst, denn der Umzug zu einem anderen Anbieter mitten im Betrieb ist der unangenehmste Teil.

Brauche ich für jeden Empfänger eine Einwilligung?

Für Werbe-Newsletter ja, im Regelfall mit dokumentierter Bestätigung. Ein bestehender Kunde ist nicht automatisch ein Newsletter-Empfänger. Sammle Adressen deshalb nie über Visitenkarten oder abgetippte Listen ein, sondern immer über ein Formular mit Bestätigung, das den Zeitpunkt festhält.

Was gehört in die Betreffzeile?

Das Konkreteste, was du zu bieten hast, in möglichst wenigen Worten. Am Handy sind oft nur dreißig bis vierzig Zeichen sichtbar, das Wichtige gehört also nach vorne. Verzichte auf Tricks wie ein vorgetäuschtes „Re:", das funktioniert einmal und kostet dich das Vertrauen.

Soll ich Bilder in den Newsletter einbauen?

Ja, aber sie dürfen nicht tragend sein. Viele Mail-Programme laden Bilder erst nach einem Klick. Deine Botschaft muss auch ohne sie ankommen, sonst sieht ein Teil deiner Empfänger nur weiße Flächen.